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立卷归档详细说明

发布日期:2013-04-23 
 
    归档,就是各单位在活动中不断产生的文件,处理完毕以后,经由文书部门或文件工作人员整理,定期移交给档案室集中保存的过程。
 
    各单位档案员(或兼职档案员)首先要明确自己的归档范围。归档范围的确定归根结底可以用“以我为主”为原则。所谓以我为主,也就是要抓住文件材料所记述和反映的内容与本单位的关系。凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料,包括本机关、本单位形成的制定的正式文件、会议文件、内部使用文件,包括本机关、本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料,都应列入归档范围,凡是与机关、本单位职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。
 
    不属于归档范围的文件包括:
  •     上级机关普发的供参阅、不办的文件;
  •     上级机关发来供工作参考的抄件;
  •     上级机关征求意见未定稿的文件;
  •     无查考价值的事务性、临时性文件;
  •     重份文件;
  •     未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);
  •     从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料;
  •     无特殊保存价值的信封,一般性表态,询问一般性问题,提出一般性建设性意见的人民来信;
  •     学校内部互相抄送的文件材料,无须回复的行文、介绍信等;
  •     为参考目的从各方面收集的文件材料;
  •     本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;
  •     非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;
  •     未生效的合同、协议、单据。
    不属于归档范围的文件,并非就可以任意销毁,只是他们的价值相对较轻,不足以进入学校档案馆保管,但很多仍然在一段时间内对本单位工作有指导、借鉴意义,因此对不属于归档范围的文件也要区别对待,进行合理合法的处置。
  •     如有些通过本机关工作人员外地或国外参观、考察搜集而来的,虽不记载和反映本机关的职能活动,但对发展本地区、本系统文化、科学、技术和经济建设有参考价值的文件材料,包括复印件和重份,可作为资料由有关业务部门自行管理;
  •      如有些同级机关和非隶属机关的文件材料或抄送本机关而不需办理的文件材料,若对本机关研究某项工作有一定的借鉴作用者,也可作为参考资料由有关业务部门或综合部门暂存备用;
  •     又如上级和本级制定的一些正在执行或需长期执行的重要法律法规和方针政策性文件,除按规定归档的份数外,其不应归档的重份文件也应视情况由各部门作依据性资料保存一段时间,以便于工作中随时、查考。
    就是说,有些不属归档范围而工作中不需要查考的文件材料,应作为资料保存一段时间,以避免因需要参考却已销而不得不重新收集、复印,造成不必要的浪费现象。因此,对不归档文件应按两种情况,分别处理。一是留在部门或个人手中作为资料保存,二是销毁。不论是保存还是销毁,都必须纳入统一的管理制度,由档案部门或档案人员监督实施。
学校综合档案室给每个立卷单位都制定了较详细科学的归档范围(详见《中彩网官网(北京)纸质党政档案立卷归档细则》和《中彩网官网(北京)纸质教学档案立卷归档细则》),并在实际工作中不断根据兼职档案员的反馈进行修订,兼职档案员应积极配合学校档案室的工作,认真按照归档范围做好平时文件的分类和积累。
立卷分类有以下三种方法:
  •     1)分年度:先将文件按其形成或针对的年度分开,一般将文件归入文件形成年度。
  •     2)分问题:将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
  •     3)分期限:将文件按照规定的不同保管期限分开。
  •      以上三种方法使用的步骤是:
  •     分年度→分问题→分保管期限
  •     1)将文件材料按其形成或针对的年度分开,根据文件材料的不同特点,可采用自然年度、教学年度、会计年度分别归入不同年度。
  •     2)在分年度的基础上,将文件材料按《高等学校档案实体分类法》中确定的十个类别分开。
  •     3)将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
  •     4)最后将文件材料按照规定的不同保管期限分开。
    在归档过程中,可能遇到一些跨年度的文件,这些文件应该如何分类呢?一般而言,我们遵循以下的规则:
  •     1)跨年度的请示与批复,归入批复年度;
  •     2)跨年度规划、计划,一般归入文件内容针对的第一个年度;
  •     3)跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;
  •     4)跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;
  •     5)跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;
  •     6)法规性文件归入公布或批准年度;
  •     7)教学类文件按学年归档,财会档案文件按会计年度归档。
    同一类的文件重要性有大有小,这就需要兼职档案员们对手中的文件进行价值的判断和划分保管期限的工作。
档案保管期限分为永久、长期(30年)、短期(15年以下)三个级别
  •     1)能够反映学校教学、科研、管理活动和历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久;
  •     2)反映学校一般工作活动,在长时期内对学校和社会有查考利用价值的,列为长期;
  •     3)凡在短时期内对学校工作有查考价值的,列为短期。
  •     具体内容参见《中彩网官网(北京)纸质党政档案立卷归档细则》和《中彩网官网(北京)纸质教学档案立卷归档细则》
    分类完毕的文件积累到一定数量就可以组合成案卷了,组卷的时候要遵循以下一些立卷原则:
  •     1)一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密,分级适当,类型鲜明,年度不混,保管期限准确。
  •     2)同一内容的文件材料组成一卷或数卷,每卷不超过100个自然页,即100A4幅面大小的纸张。
  •     3)会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可一会一卷、一会数卷。例行系列性会议,如每周一次的例会,可数会一卷。
  •     4)非诉讼案件材料,按问题,可以一案一卷或一案数卷。
  •     5)重要的人民来信可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合;文件数量较少时也可按时间进行组合。
  •     6)统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或数卷。
  •     7)学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合。
  •     8)同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。
  •     9)工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合。
  •     10)简报、内部刊物可按名称一期一卷或数期一卷。
    将文件分好卷后,同一卷内的文件排列也要遵循一定的规则:
  •     卷内文件材料要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列。
  •     文字材料的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档,其排列顺序为:
  •     批复在前,请示在后;
  •     正件在前,附件在后;
  •     正本在前,定稿在后;
  •     定稿在前,历次重要修改稿在后;
  •     非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;
  •     转发件在前,被转发件在后;
  •     其他文件材料按时间顺序排列。
    卷内文件排列好之后,兼职档案员可以开始编制页号。具体做法是:凡是页面上有内容的页都要编号,空白的页不用编号,页号要求用*铅笔*标在页面远离装订线的一侧上角。编好页号之后,可以通过南大之星档案管理系统软件进行卷内文件目录的录入。
    录入信息应包括一级目录、二级目录、实体分类号、案卷/件号、保管期限、密级、正题名、责任者、页数、单位、时间、载体、文本、份数、输入员等信息,有电子文档的应上传电子文件。
    卷内文件目录格式:
  •     卷内文件目录由以下几部分组成:
  •     1)顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写,如123……
  •     2)文号:文件制发机关的发文字号,如中彩网官网京办〔20111号。
  •     3)责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者,如本科生成绩单档案,责任者为教务处。
  •     4)题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,并尽可能详细、全面反映文件内容。
  •     会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的对应关系。
  •     5)日期:文件的形成时间。填写时可省略字,在表示年、月、日数的右下角加“.”号,如2004.3.30。没有责任者、年、月、日的文件材料,要考证清楚,及时补上。
  •     6)页数:卷内有文字的页面均应编号,页数为每卷(件)档案所包含的页数。
序号
文号
责任者
题名
日期
页数
1
中彩网官网京办〔20111
校长办公室
关于×××××××××××××的通知
20110223
2
2
中彩网官网京办〔20112
校长办公室
关于×××××××××××××的通知
20110420
5
3
中彩网官网京办〔20113
校长办公室
关于×××××××××××××的通知
20110503
9
4
中彩网官网京办〔20114
校长办公室
关于×××××××××××××的通知
20110603
3
5
 
 
 
 
 
 
    案卷除了最前面有卷内文件目录以用来指示本卷的内容,在卷末还有一张卷内备考表,用来简要说明案卷处理过程。
    卷内备考表内包括以下内容:
  •     1)本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名标注时间。
  •     2)立卷人:由组成本卷的责任者签名。
  •     3)时间。
  •     2)检查人:由组成本卷的单位负责人签名。
  •     3)时间。

 
    由于我校使用南大之星档案管理系统可以自动生成卷内文件目录,因此兼职档案员可以在文件编号完成以后,根据案卷实体登录南大之星档案管理软件进行案卷和文件信息的著录(有关如何进行著录,另文在“软件使用”栏目下说明),由系统自动制成卷内文件目录。
 
  •     进行立卷的全部文件要首先去除金属装订物,然后再统一装订。
  •     装订线距页边1.5厘米左右,以订齐全部材料,同时不覆盖正文内容为原则。对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;字迹模糊的应复制与原件放在一起,不是中文的文件材料应有翻译件附后。
 
    案卷整理好后,在案卷封皮上写案卷标题。
  •     案卷标题应该简明确切、体式一致。一般以年度主要责任者内容(事由)名称(文种)为标准形式。部分案卷题名也可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面,不超过50字。
  •     除会议文件外,一般不得使用××文件材料,如学校办公室文件材料××学院文件材料等含混的标题;除一般函件外,不得使用××往来文书如教育部往来信件等标题;除非诉讼案件材料外,不得用×××案件作为标题。
    标题样例:
  •     2002-2003学年校长办公会记录
  •     2001年学校分房问题群众来信材料
  •     研究生院2001级博士生个人培养计划
  •     国家教委、北京市招办1995年关于研究生中彩网和录取工作的通知
  •     成教学院北京分院2001届会计学本科毕业生学士学位名单、学位申请表
  •     研究生院2003-2004学年第一学期研究生课程开课目录
  •     科研处1996年北京市教育科学规划研究课题申请书
    最后成型的案卷应该达到以下质量要求:
  •     1)案卷大小适宜
  •     纸张大小以A4纸幅为标准。超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。
  •     2)案卷厚薄要适宜
  •     卷内文件的数量一般不应超过200个自然页,最多不应超过400页,即400A4幅面大小的纸张。对同一问题文件数量多的,宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷,严禁跨类组卷。
  •     3)卷内文件保管期限要统一
  •     4)编制页码
  •     装订的案卷各页面只要有字迹的,均应依次在非装订线一侧下角编页号;不装订的案卷,应在每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。
  •     5)认真填写卷内文件目录、备考表
  •     卷内文件目录、备考表、案卷标题的书写均应用碳素墨水、蓝黑墨水或激光打印,禁止用铅笔、圆珠笔和彩笔。
    案卷整理完毕,兼职档案员就可以和档案馆人员约定具体的归档交接时间进行档案的移交。
1)归档时间
  •     ①学校党群、行政、财会、后勤服务等能按年度归档的部门,应在次年六月底前将上一年度形成的文件材料归档。
  •     ②教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。
  •     ③各学院毕业生成绩总表和毕业照片(分班级),应在毕业生离校后一个月内归档。
  •     ④专题性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档;全校性重大活动,应在完成后的一个月内归档。
  •     ⑤突发性事件形成档案,在事件结束后,即时归档。
 
2)归档手续
  •     立卷部门整理好案卷,学校档案馆派人检查合格后,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名。