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中彩网官网(北京)纸质党政档案及教学档案立卷归档细则

发布日期:2013-03-06 
 
 
                                     
 
中彩网官网京办〔200620
 
关于印发《中彩网官网(北京)纸质党政档案立卷归档细则》
和《中彩网官网(北京)纸质教学档案立卷归档细则》的通知
 
                各院(系)、部、处(室)、中心、校属总公司:
                为了进一步完善我校党政档案和教学档案立卷归档制度,逐步实现档
                案工作规范化,现将《中彩网官网(北京)纸质党政档案立卷归档细则》
                和《中彩网官网(北京)纸质教学档案立卷归档细则》印发各单位,望
                遵照执行。
 
 
 
                    〇〇六年十二月二十八日
 
 
 
 
 
 
 
 
 
主题词:档案  立卷归档  细则  通知
发:校办(1)、归档(2
中彩网官网(北京)校长办公室           2006年12月28

中彩网官网(北京)纸质党政档案立卷归档细则
 
    为了加强我校党群、行政类档案(以下简称党政档案)工作的业务建设,进一步完善部门立卷归档制度,逐步实现我校档案工作规范化,不断提高科学管理水平,更有效地为学校和社会服务,依据《高等学校党政类档案工作规范》,结合我校具体情况,制定本细则。

    一、党政档案工作的基本原则

    1. 党政档案是学校在党政管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表等材料,必须由学校综合档案室集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。 
    2. 党政文件材料的归档工作实行“三纳入、四同步”管理。“三纳入” 即纳入学校各部(处、室)、院(系、所)的计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;“四同步”即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收党政档案工作。
    3. 党政档案必须实行文书处理部门立卷归档的制度,学校各立卷归档部门要有一位负责人分管本部门的档案工作,并确定适当的专(兼)职档案人员具体承办, 协同学校综合档案室认真做好党政档案的收集、整理、归档工作。
    
4.要努力实现党政档案工作从手工管理向现代化管理的转变,逐步采用先进的管理技术手段,大力开发档案信息资源,最大限度地发挥党政档案的作用。
    二、党政档案归档范围的确定
    1. 归档的党政文件材料必须是办理完毕的、反映学校党政部门职能活动全过程的、对学校和社会具有参考作用和凭证作用及研究价值的材料。
    2. 归档的主要内容包括党务、行政、工会、团委四个系统的内容,具体归档范围参见《党政类档案归档范围和保管期限表》。
    3. 归档的重点以我校形成的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料,如会议记录、会议文件、简报、工作计划、总结、统计报表、规章制度、重要活动照片或录像带、与外单位签订的合同或协议书等。上级和其他单位发来的文、电及附件,应以针对我校的指令性、指导性文件为主。
    4.注意鉴定不归档的文件材料。(1)不归档的上级机关文件材料:上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料;普发供参阅、不办理的文件材料;上级机关发来供工作参考的抄件;上级机关征求意见的未定稿的文件。(2)不归档的本单位的文件材料:重份文件(2份或几份相同文件中,除了归档的1 份文件之外的其它文件都是重份文件);无查考利用价值的事务性、临时性文件、通知,例如订阅报刊、举办培训班的通知,节日值班通知等文件;未生效的草稿等材料不归档。3不归档的同级和非隶属机关的文件材料:参加非主管机关召开的会议的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。
     三、党政档案的部门立卷与归档流程
    (一)形成与积累 
    1.学校各职能部门均为立卷单位,分工归口立卷。
    2.各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生的新内容,参照《党政档案归档范围和保管期限表》,预先编制文件材料收集类目。
    3.每一个立卷归档单位的专(兼)职档案人员或文书处理人员,在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,根据案卷类目分类积累。
    4.检查收集积累工作。按照归档时间要求由各部门专(兼)职档案员按案卷类目对积累的文件进行调整检查,依照如下程序进行:
    (1)检查文件成份。文件是否收集齐全完整,同时检查有无不需要立卷归档的文件材料。(2)检查文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一,相互混淆重复或拆散文件联系的现象。(3)检查文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致。
    (二)立卷
    1.立卷原则:文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。
    2.立卷分工: (1)中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料,其中综合性材料由校办立卷归档,专业性材料或具体业务性材料,由各承办单位立卷归档。(2)党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,由校办立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办单位立卷归档。(3)校内各单位向党委、学校的请示正文及相应的批复、批转的原件,由校办立卷归档。(4)两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,非主办单位只保存复制本。(5)各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交学校综合档案室保存,任何人不得带入其他单位。(6)重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档。
    3.立卷分类 
    (1)分年度 :先将文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度规划、计划,一般可归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;法规性文件归入公布或批准年度;按学年处理的文件归入专门年度。
    (2)分问题 :将文件按其内容所反映的问题、事物分开。  
    (3)分期限 :将文件按照规定的不同保管期限分开。
    4.立卷组合 
    (1)立卷组合的基本要求:立卷组合一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密。
    (2)立卷组合形式,一般按下述内容和顺序进行:会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷、一会数卷或数会一卷;非诉讼案件材料,按立案问题或人头组合,可以一案一卷或一案数卷;人民来信材料,可按信件作者,信件的处理形式或信件所反映的问题组合;统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或数卷;学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合;工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合;简报按名称或期号组合;其它文件材料可按照特殊的形式组合。
    (3)案卷的文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的,宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。
    5.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列:
批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后; 转发件在前,被转发件在后;非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;其它文件材料按时间顺序排列。
    6.对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当地折叠;拆除文件材料上的金属物。
    7.成卷装订的卷内文件编页号,按件装订的卷内文件编件号。
卷内文件无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号;页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角。
   
8.卷内文件目录信息的录入 
顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号。
文号:文件制发机关的发文字号。 
责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。 
题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加[]号。 
日期:文件的形成时间。 
页号:卷内文件起始页的编号。
    9.填写卷内备考表 
本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写、签名并标注时间。 
立卷人:由组成本卷的责任者签名。 
检查人:由对案卷质量进行审核的责任者签名。
    10.拟写案卷标题。要求结构完整,应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称,一般不能超过50字。
    (三)归档验收
各单位立卷部门整理好案卷,学校综合档案室检查合格后,办理移交手续,填写移交目录清单一式二份,在次年六月份以前,交接双方履行签字盖章手续,并各执一份存查。党政档案的部门立卷与归档流程图见下页。
  
          纸质党政档案的部门立卷与归档流程图
    


    四、党政类档案归档范围和保管期限表
1.党群类
 
DQ11党务综合
 
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级党组织有关党的建设的文件材料
 
 
1)上级机关颁发的针对我校党委并要执行的文件
永久
 
2)普发性法规文件
长期
2
本校党委会、常委会、党委扩大会、书记碰头会、总支书记会、党政联席会会议记录、纪要、决议
永久
3
本校党代会文件材料
 
1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果上级批复等
永久
 
2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等
长期
3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票
短期
4
党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)
永久
5
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
永久
6
以党委名义召开的工作会议材料
永久
7
党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
永久
8
党委负责人在校内的重要讲话和参加上级召开的会议发言稿
永久
9
党委工作简报
永久
10
党委大事记
永久
11
党群系统启用印章的文件和印模
永久
12
党群系统重要统计材料
永久
13
党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复
长期
14
党委保密、秘书工作的有关文件
长期
15
重要的群众来信、来访及处理材料
长期
16
党委与有关机关联系协商工作的来往文件
长期
17
党和国家领导人、上级机关视察、检查我校形成的题词、讲话、声像等重要文件材料
永久
 
 
DQ12纪委
 
序号
类目名称
保管期限
1
上级机关颁发的文件
 
 
1)针对我校纪委工作需要执行的重要文件材料
永久
 
2)普发性法规文件
长期
2
纪委会、纪委扩大会会议记录、纪要
长期
3
纪委工作的文件材料和工作条例、规章制度等
长期
4
纪委工作计划、总结、报告、通报等
长期
5
纪委工作基本情况及年度统计报表
永久
6
党员、干部受处分的报告、批复、决定、本人检查及调查材料
长期
7
党员、干部申诉及复查结论材料
长期
  8
校有关违纪案件的调查处理材料
 
重大案件
永久
一般案件
长期
9
人民来信来访、投诉、举报违纪行为及调查处理的材料
 
有省级以上领导人重要批示和处理结果的
永久
有上级机关或学校领导人重要批示和处理结果的
长期
 
 
DQ13组织
 
序号
类目名称
保管期限
1
上级针对我校组织工作的指示、决定、通知、简报及普发性法规文件材料等
长期
2
本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料等
长期
3
本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
永久
4
副处级以上干部名册
永久
5
各总支支部委员名册、支部改选报告、审批材料
长期
6
组织工作重要会议记录、纪要
长期
7
年度统计报表
永久
8
工作大事记
永久
9
副处级以上干部任免、调动和离、退休报告、决定、批复
永久
10
党员名册、发展新党员、预备党员转正名单
长期
11
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的报告和党委的审批意见
长期
12
党组织关系介绍信及存根
长期
13
党员情况调查报告
长期
14
党费收支使用及上缴情况表
短期
15
表彰和奖励先进党支部、模范共产党员的文件材料
长期
16
党校工作计划、总结、规章制度
长期
17
党校各类培训班教学计划、学员名册、结业情况
长期
18
其它需要归档的材料
 
 
 
DQ14宣传
 
序号
类目名称
保管期限
1
上级针对我校宣传工作的指导性文件和普发性法规文件
长期
2
宣传重要工作会议记录、纪要
永久
3
宣传工作计划、决定、报告、通告和总结
长期
4
年度统计报表
永久
5
工作大事记
永久
6
反映本校重大活动的剪报及图表
长期
7
理论学习的决定、通知、计划、总结
长期
8
评选、表彰先进集体、先进个人的文件材料
长期
9
本校重要活动的照片、录音带、录像带
永久
 
DQ15统战
 
序号
类目名称
保管期限
1
上级针对我校统战工作的指导性文件和普发性法规文件
长期
2
统战重要工作会议记录、纪要
永久
3
统战工作计划、决定、报告、通告和总结
长期
4
年度统计报表
永久
5
工作大事记
永久
6
各级人大代表、政协委员名单及审批材料
永久
7
各民主党派成员和负责人名册及有关材料
长期
8
民主党派改选的报告、批复
长期
9
统战工作中形成的文件材料及工作规章制度
长期
10
台、港、澳和侨务工作材料
长期
 
 
DQ16工会
 
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关工会工作的文件
长期
2
学校教职工代表会议
 
请示、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议纪要、主席团会议记录、简报等重要文件
永久
小组会议记录、参考文件、会议筹备工作计划、总结、代表证及选票样式等
短期
3
工会全委会、全委扩大会、主席例会的会议纪要和记录
永久
4
统计报表
永久
5
工作大事记
永久
6
工作计划、报告、决定、重要通知、总结
长期
7
工作中形成的文件材料、规章制度等
长期
8
表彰工会先进集体、个人的材料、名单
长期
9
基层工会干部名册
长期
10
会员名册
长期
11
妇女工作材料
长期
12
本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册
长期
 
 
DQ17团委
 
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于团的工作文件
长期
2
团代会材料
 
请示、批复、通知、名单、议程、工作报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果与分工的批复、讨论通过的文件、决议纪要、主席团会议记录、简报等文件材料
永久
小组会议记录、参考文件、会议筹备工作计划、总结、代表证和选票样及未通过的文件
长期
3
团委会、团委扩大会议记录、决议、决定等
长期
4
统计报表
永久
5
工作大事记
永久
6
年度工作计划、总结、规划、报告及请示与批复
长期
7
表彰、奖励及处分材料
长期
8
批准入团、离团材料
长期
9
团干部名单、团员名册
长期
10
团委牵头进行的重大活动的有关材料
长期
11
工作中形成的文件材料、规章制度
长期
12
学生会文件材料
长期
13
社团活动、社会实践有关材料
长期
14
团委工作典型调查材料、优秀团员材料
长期
15
研究生会的有关材料
长期
 
2.行政类
 
XZ11行政综合
 
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关高校行政管理的综合性文件
 
 
1)上级机关颁发的针对我校并要执行的文件
永久
 
2)普发性法规文件
长期
2
校长办公会、校长书记碰头会议纪要、记录
永久
3
全校性规章制度
永久
4
全校性的工作会议、座谈会文件材料
长期
5
校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿及教工代表、学生代表在会议上的讲话
长期
6
本校教育事业规划、计划及上级批复
永久
7
学年报表及综合统计
永久
8
学校年度、学期工作计划、报告、总结
永久
9
启用印章、名称更改的文件和印模
永久
10
学校同其它单位之间签订的各种协议、合同等文件材料
永久
11
联合办学、成立机构的文件材料
永久
12
校史、校庆、校友工作材料
长期
13
学校大事记、简报、信息、动态等
永久
14
学校向上级的请示及批复、学校各单位的请示及学校的批复 (分类立卷)
长期
15
群众来信来访的文件材料
长期
16
普选工作材料
短期
17
学校发展总体规划、计划总结
永久
18
校务委员会委员名单、会议记录、纪要
永久
19
本校历史沿革情况介绍
永久
20
接待工作计划、总结、来宾签字簿等材料
长期
21
学校评估材料
永久
22
有关全校性工作的调查材料和经验总结
永久
23
主办上级在本校召开的会议形成的重要文件材料
长期
 
 
XZ12人事
 
序号
类目名称
保管期限
1
上级机关颁发的需贯彻执行的有关人事工作的文件和普发性法规文件
长期
2
上级机关颁发的离休、退休管理工作的政策法规性文件
长期
 
离、退休管理部门形成的管理性文件、规章制度及管理过程中形成的计划、总结、报表及相关材料
长期
3
人事工作中形成的文件材料和规章制度
长期
4
人事工作计划、报告、总结、调查材料
长期
5
人事处召开的重要会议的会议纪要和记录
永久
6
人事统计报表
永久
7
工作大事记
永久
8
关于校内机构设置、变化的文件材料
永久
9
关于机构、编制规划、计划报告及上级的批复
永久
10
人事处权限内的干部任免文件材料
永久
11
表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料
长期
12
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料
长期
13
教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复
长期
14
教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表
永久
15
教职工动态月报
长期
16
师资培养、管理工作计划、规定、总结
永久
17
教师进修计划、安排、总结
永久
18
教师工作量的规定及执行情况
长期
19
教师业务考核材料
长期
20
系(教研室、研究室)正副主任名册
永久
21
教职工调入、调出、校内调动有关材料
长期
22
教职工聘用、录用、转正、定级、起薪、停薪、停薪留职、抚恤、福利、死亡等的文件材料
长期
23
教职工辞职、离职、退职、退休等的文件材料
长期
24
援外和支援边远地区工作的文件材料
长期
25
教职工工资调整、工资改革的报告、方案、规定、名册、总结和上级的批复
长期
26
使用临时工有关材料
长期
27
职工培训、学习工作计划、规定、总结
长期
 
 
XZ13监察审计
 
序号
类目名称
保管期限
1
上级针对学校监察、审计工作的意见、决定、报告
永久
2
上级关于监察、审计工作的法律、制度文件
永久
3
本校监察、审计工作方面的规章制度
长期
4
监察、审计工作计划、总结、调查报告
长期
5
监察、审计工作统计年报及重要报表
长期
6
关于党风、廉政建设有关材料
长期
7
项目审计过程中形成的材料
 
 
1)经批准的审计项目任务、通知书、审计报告(或复审意见)
长期
 
2)与审计报告所列问题有关的主要取证材料
长期
 
3)被审部门对审计报告的书面意见
长期
 
4)有关审计事项的指示、报告及上级机关的批复
长期
 
5)审计(含复审)结论和决定或审计意见通知书
长期
 
6)被审部门关于执行审计结论和决定情况的报告
长期
 
7)对本项目审计工作的总结
长期
8
领导干部任职期间经济责任审计所形成的文件材料
长期
9
被审部门或个人对审计结论和决定的申诉材料
长期
10
对本校各会计核算单位的审计报告、批复及附件材料
长期
11
其它需要归档的材料
 
                                                                  
 
XZ14保卫 武装
 
序号
类目名称
保管期限
1
上级机关颁发的需贯彻执行的有关公安保卫工作的文件材料及普发性法规文件
长期
2
统计报表
永久
3
工作大事记
永久
4
工作中形成的文件材料及规章制度
长期
5
公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料等
长期
6
学校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复
长期
7
学校师生员工案件的平反、复查处理结论材料及上级的批复
长期
8
要害部门的公安保卫、消防工作
长期
9
学校和上级有关公安保卫和消防工作的暂行规定、办法等
短期
10
保卫工作简报
长期
11
上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件
长期
12
本校武装部职责范围内的规章制度
长期
13
武装部工作计划、总结、调查报告
长期
14
武装部工作统计年报和重要报表
长期
15
复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)
长期
       
     
XZ15后勤
 
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关后勤工作的文件
短期
2
后勤产业工作中形成的材料及规章制度
长期
3
统计报表
永久
4
工作大事记
永久
5
后勤产业召开的会议记录、纪要
永久
6
后勤产业工作计划、报告、总结、调查材料等
长期
7
后勤工作通报
长期
8
各类承包合同协议书
长期
9
有关房屋管理、公寓管理、调配使用、转移等的文件材料
长期
10
有关卫生、医疗、保健及计划生育工作的文件材料
长期
11
有关车辆管理、食堂管理、通讯、校园绿化的有关文件材料
长期
12
建筑物修建和水、电、气、暖管线(管道)更改材料
长期
 
 
XZ16档案、图书
 
序号
类目名称
保管期限
1
上级颁发的需贯彻执行的有关档案工作的文件材料及普发性法规文件
长期
2
档案工作会议记录、纪要
永久
3
档案工作计划、总结、请示、报告、批复
永久
4
档案工作统计报表、大事记
永久
5
档案工作中形成的文件材料及规章制度
长期
6
档案概况、指南、全宗介绍、发展规划、目录等
永久
7
档案部门与校外交流的有关材料
长期
8
上级颁发的需贯彻执行的有关图书、情报工作的文件材料及普发性法规文件
长期
9
本校订阅进口图书和设备的计划、经费、书名等
永久
10
图书工作计划、总结、请示、报告、批复,图书工作会议记录、纪要
永久
11
图书馆内部管理工作制度、人员调整、任免
长期
12
图书工作中形成的文件材料及规章制度
长期
13
图书概况、发展规划、藏品目录及图书库存、购置新书的统计年报表
永久
14
本校接受、赠送图书资料情况、清册及来往文书
长期
15
图书部门与校外交流的有关材料
长期
 
 
XZ17网络信息
 
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于网络管理的政策、法规性文件
长期
2
本校关于网络管理的决定、规章制度、管理办法
长期
3
校园网络系统安全管理、网上宣传、信息发布等通知、规定及实施意见
长期
4
本校信息化建设方面的总体规划、重要的请示、报告、批示等
长期
5
信息化建设工作会议纪要
长期
6
与兄弟院校业务部门交流的有关材料
长期

  
                              中彩网官网(北京)纸质教学档案立卷归档细则
 
    教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是反映我校教育发展与教育改革的重要依据之一,是高校档案的重要组成部分。为了加强我校教学档案工作的业务建设,充分发挥其在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,提高我校教学档案的质量和科学管理水平,逐步实现教学档案工作的规范化,更好地为学校的发展服务,依据《高等学校教学类档案工作规范》特制定本细则。
    
一、教学档案工作的基本原则
    1.教学档案实行集中统一管理,凡属“永久”“长期”保存的教学档案移交学校综合档案室统一管理。
    2.教学档案是教学管理的重要组成部分,教学档案的管理工作要做到“三纳入” 、“四同步”。 “三纳入”即:纳入教学工作计划;纳入教学管理制度;纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学管理水平的标准之一。 “四同步”即:下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。
    3.各院(系、部)、处管理部门应确定一名分管档案工作的负责人并配备相应的专(兼)职档案员,统一管理本部门教学文件材料,并按期向学校综合档案室移交教学档案。
    4.归档的教学档案材料必须有参考价值和凭证作用;必须遵循其自然形成规律保持有机联系;保证完整、系统、准确,便于开发利用。
    5.努力实现教学档案从经验管理向科学管理转变,逐步实现信息化现代化管理;逐步建立教学档案数据库,纳入全校信息系统统一管理和开发利用。
    二、教学档案归档范围的确定
教学档案归档范围的确定,应从实际需要出发,从学校和教育事业的延续、发展与提高出发,以国家的教育方针政策为指导,全面地分析教学档案的现实作用和历史作用及其利用的广泛性、社会性,从而准确地确定教学档案的归档范围和保管期限,以保证教学档案的完整、系统、准确。
    1.归档的主要内容:包括综合管理、学科与实验室建设、中彩网、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。中彩网官网(北京)教学类档案二级类目代号如下:
    JX 11综合(包含优秀教学质量评奖材料)
    JX 12 学科与实验室建设(包含专业设置)
    JX 13
中彩网
    JX 14 学籍管理(包含学生奖惩材料)
    JX 15
课堂教学与实践
    JX 16 学位工作
    JX 17 毕业生工作
    JX 18 教材
    2.不归档的文件材料:
    上级有关教学的普发的(非专指高校)不需要办理的文件;上级有关教学未定稿的文件;重复(重份)文件;无查考价值的事务性、临时性文件;非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件;校内其他单位发来的文件;与校外单位交换来的材料。
    三、教学文件材料的部门立卷与归档流程
    (一)形成积累
    各院(系、部、处)专(兼)职档案员(教学秘书)根据历年教学文件材料形成规律,按《教学档案归档范围和保管期限表》分类积累教学文件材料,并定期整理。教务处、学校综合档案室检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。
    (二)整理组卷
     1.由教学文件材料形成部门立卷归档,由教学管理部门的专(兼)职档案员负责。
     2.根据教学材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷,同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷,每卷不超过200页。
    3.卷内文件排列:
教学综合管理文件,其卷内文件材料按照重要程度和时间顺序排列,卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后,印件在前、定稿在后,批复在前、请示在后的顺序排列。
    以学生年级、届次归档的学生成绩、卡片等材料,以专业、班级为单位,按学号、姓名排序。
    4.按顺序编排连续页号,无论单面或双面只要有文字,均应一面编写一个页号。
    5.卷内文件目录信息的录入:归档的各类材料必须要有卷内目录,教学综合管理文件的卷内文件目录按以下项目录入:
顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号。
文号:文件制发机关的发文字号。
责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加[]号。
日期:文件的形成时间。
页号:卷内文件起始页的编号。
以学生年级、届次归档的学生成绩、卡片等材料的卷内文件目录,以专业、班级为单位,按学号、姓名排序,编排连续页号,打印各班学生成绩表目录、卡片目录等。
    6.卷内材料一律拆除金属物,用线装订。对破损的材料应进行修补。
    7.填写卷内备考表
    本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写、签名并标注时间。
    立卷人:由组成本卷的责任者签名。 
    检查人:由对案卷质量进行审核的责任者签名。
    8.归档的教学材料必须字迹工整(不能用圆珠笔、复写纸填写),要求格式统一,签字盖章手续完备。
    9.拟写案卷题名。要求结构完整,应准确概括卷内文件的主要责任者、内容、名称,一般不能超过50字。
    (三)归档验收
    1.教学综合管理文件次年6月底前归档,其它各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)后,于当年寒假前必须归档。
    2.移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,文件排序、卷内目录等是否符合要求,凡不符和规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。
    3.办理移交时,须填写移交目录清单,履行签字盖章手续,移交目录一式两份,双方各执一份存查,由归档人员填写归档说明书。
    纸质教学档案的部门立卷与归档流程图见下页。
 
纸质教学档案的部门立卷与归档流程图
 
 

 
四、教学档案归档范围和保管期限表
 
JX11 综合
序号
类目名称
保管期限
1
上级机关有关本校教学工作的文件材料
长期
2
本校教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
永久
3
本校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结
永久
4
本校教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料
长期
5
非学历教育的培训班、进修班
长期
6
有关教学管理的统计报表
永久
7
全校的学生运动会材料
永久
 
JX12 教学与实验室建设
序号
类目名称
保管期限
1
上级机关有关本校学科、专业设置及实验室建设的文件材料
长期
2
本校关于学科、专业、实验室等的论证、评估、申报、审批材料
永久
3
有关重点学科、专业、实验室建设材料
永久
4
校学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料
长期
5
本校学科、专业、实验室建设统计报表
永久
6
研究生指导教师名册
长期
 
 
 
 
JX13 中彩网
序号
类目名称
保管期限
1
上级机关有关本校中彩网工作的文件材料
长期
2
本校关于博士、硕士、本科、专科学生的中彩网计划、规定、生源计划
永久
3
新生录取材料及新生名单、免试研究生推荐材料
长期
4
委培、代培、自费生计划、合同及名单
长期
5
中彩网工作宣传、中彩网简章、中彩网工作总结
短期
6
研究生入学试题
长期
 
JX14 学籍管理
序号
类目名称
保管期限
1
本校学生学籍卡片
永久
2
学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学等)
永久
3
学生成绩总册
永久
4
关于学生奖励材料(奖学金、贷学金、优秀学生、先进班级材料)
长期
5
关于学生违纪处分材料
长期
 
 
 
 
JX15 课堂教学与教学实践
序号
类目名称
保管期限
1
本校关于各专业教学计划、教学大纲
永久
2
课程建设要求及安排,校历表
长期
3
专业课程试题库
长期
4
教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
短期
5
社会调查、社会实践计划、总结及有关材料
短期

JX16
学位
序号
类目名称
保管期限
1
上级机关有关本校学位工作的文件材料
长期
2
本校学位评定条例、办法及计划、总结
长期
3
校学位委员会会议记录、决定
长期
4
校学位委员会授予各层次学位清册
永久
5
博士、硕士研究生学位论文及评审材料
长期
6
本科生优秀学士学位论文
长期
 
JX17 毕业生
序号
类目名称
保管期限
1
上级机关有关本校毕业生就业的文件材料
长期
2
毕业生工作计划、简报、总结
长期
3
毕业生供需统计、计划、合同
长期
4
毕业生验印名册
长期
5
毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
长期
 
JX18 教材
序号
类目名称
保管期限
1
本校自编、主编教材
长期
2
各院系各专业使用教材目录
长期
3
本校自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集
长期
4
其它有保存价值的自编参考资料
永久
 
 
 
 
各院(系)保存的教学类档案
序号
类目名称
保管期限
1
本科生毕业论文及评审意见
长期
2
课堂教学材料、课程进度表、学生考试卷
短期
3
教师任课安排
长期
4
优秀实习报告
短期
5
本专业教学检查调查材料及总结
短期
6
教师工作量核算、登记材料
短期
 
 
 

 

  • 附件1:中彩网官网(北京)纸质党政档案立卷归档细则.doc